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采购与供应链管理模式的发展

文章出处:人气: 发表时间:2018-5-21 10:31:25【
 
一)从普通的交易关系转变为长期的合作伙伴

传统的采购模式中,采购商与供应商之间只是普通的交易关系,双方在谈判中尽可能运用各种手段压低对方价格,最后只保证了其中一方的利润,这样的交易关系只会是短暂的,甚至是一次性的。而在供应链管理模式下,采购方除了价格因素外还要考虑到多种标准,例如质量、交货期、对方信用情况等,双方建立的是长期的合作伙伴关系,通过供应链上信息的共享来提高流通速度,降低采购成本,从而保证产品质量,最后达成采购活动的双赢。

(二)由下游客户的需求订单来驱动本企业的采购活动

传统采购模式下,库存管理显得比较盲目,仓库中一般都要求库存量要始终保持在安全库存值以上,从而缓冲市场需求的实时波动所带来的冲击,在库存不足时马上进行物资采购,来防止缺货而引起的一系列损失。而在供应链管理下,采购活动是由下游客户(生产商或销售商)的订单来驱动的,接收到客户的订单后才会启动本企业的采购活动,采购完成后直接配送到生产或销售部门,从而大大降低了库存积压,甚至达到0库存,进而降低库存成本,提高资金利用率。

(三)从企业内部向跨企业间的资源管理转移

传统采购最大的缺陷是没有跟供应商进行良好的沟通,也缺少对客户需求及时做出积极的响应[1],采购各流程仅仅局限于企业内部,通过各职能部门的审批、协助来进行采购工作,不仅效率低下,还加大经营成本,缺乏与供应商(上游)、需求客户(下游)的良好沟通。供应链管理模式下,不仅要考虑企业内部各部门的协调,更要注重对外部市场的及时反应,采购活动逐渐从本企业内部向外部跨企业间的资源管理进行转移,根据外部环境反馈的信息及时作出调整,构建双赢的发展模式。

三、现阶段转变采购模式过程中遇到的问题

近几年来,许多企业转变了管理理念,在发展中慢慢接受供应链管理这样的新模式,然而对部分企业来说,供应链管理目前还仅仅是一种理想的管理状态,企业的采购组织结构和采购人员、计划和预算,以及供应商选择与管理等方面都存在着一些问题。

(一)采购组织结构和采购人员

在采购组织结构方面,传统的企业组织层级相对鲜明,机构较臃肿,尤其是大型生产、销售企业,一般都采取职能部门化的模式,该模式运作迟缓,并且采购部门与其他职能部门的配合和协作较差,采购作业效率低下,容易造成采购活动与生产、销售等环节的脱节,无法有效地配合其他经营活动,沟通成本高。在采购人员方面,采购活动对于采购人员的要求比较严格,其能力、素质等方面都有较高的要求,采购人员不仅要控制好采购成本,提高采购质量和采购效率,还要维护好与企业所在供应链的上下游客户的关系。另外,在传统的管理中,由于采购工作的特殊性,采购活动一般都由企业高层管理人员的亲信或朋友来承担,这些采购人员大部分不具备采购活动的专业知识和专业素质,仅凭借个人经验做决策的现象比较普遍,这样严重制约了供应链管理下采购模式的构建[2]。

(二)对采购活动没有科学地设置计划与预算

有些企业的采购模式比较守旧,对将要采购的物资没有明确的分类,采购执行前也没有科学合理地安排计划,例如一些企业没有对采购物资进行市场预估,没有对现行市场价格进行科学对比,没有注意规避市场风险,种种情况使得无法有效控制采购的成本。另外还有些企业的高层直接指定了合作的供应商,或者签订了长期的供应合同,使采购价格与当前市场严重脱离。

(三)对供应商的选择与管理方式不当

在供应链环境下,供应商处于采购企业的上游,其所提供物资的价格、质量、交货期等因素直接影响到采购方的利益,因此,对供应商选择与管理的好坏直接决定了采购作业成功与否。但目前有些采购企业不重视对供应商的科学管理与准确定位,使得采购与供应双方关系混乱。例如企业没有稳定的供应商群,而经常在物资短缺时急于搜寻、选择供应商;又如有的企业对供应商的管理机制不够完善,供应商的选择大部分依靠采购人员的人为经验,缺乏科学规范的供应商认证程序和指标体系;再如有的采购方毫无合作共赢理念,把供应商当作自身的竞争对手,谈判和交易中只注重自身利益,利用大量的竞价手段得到最低价,这样既影响了企业对供应商的可选择性,最终也影响了企业的长期发展。另外,企业对供应商的控制与监督机制不够完善,无法实时了解供应商的生产与经营能力,不能对供应商提供的物资进行动态的质量监督[3]。

四、供应链管理下采购模式发展的建议

在我国,许多企业都是在改革开放后的几十年里才成立的,其发展速度相对缓慢,采购管理水平比较低下,本文就目前供应链管理模式下的采购管理提出如下几点建议,希望对其发展有所帮助:

(一)转变理念,构建双赢采购

目前我国有些企业的采购管理水平相对低下,采购活动还局限于从本企业的角度出发,与供应链上下游企业只是松散不稳定的交易关系,缺乏合作共赢的理念,无法实现供应链信息的高效流通以及企业利润的最大值。企业管理者应加强对供应链管理、运作思想的学习,从供应链管理的角度认识本企业的采购工作,建立供应链上供需双赢的最佳模式。这样对采购方而言,不仅可以降低库存数量和采购成本,提高产品质量,还能够取得更好的产品设计,对产品的市场需求作出实时的反应。而对供应方而言,与采购方的长期合作就保证了稳定的物资输出,另外还能更好地依据采购方的具体需求来改善自身产品的生产流程,提高质量,降低生产成本,获得更高利润。

(二)优化采购组织结构

目前大部分企业的组织结构是按照职能来划分的,这种模式导致各部门都过分考虑自身利益,却不能从企业的整体利益出发,也不利于跨部门的协作交流,造成企业资源浪费。供应链大背景下的采购管理要求企业内部各部门间要实现无缝衔接,在外部要与供应商以及其他上下游企业建立战略合作伙伴关系,最终做到跨企业的业务流程整合和关键信息实时共享。这要求企业必须打破现有传统的划职能组织模式,实现各分部门间的协力合作,从而达成各部门间采购信息快速传递。采购团队中的人员设置,可以大部分是采购部门的人员,但也必须同时吸纳研发、生产、销售等部门的相关人员,共同组成跨职能的综合战略采购小组,主要处理货源找寻,价格商议,与供应商的协作等相关问题[4]。采购活动要渗透到企业的各职能部门,要求各职能部门的高度集中、协调,另外,企业内部要塑造高层管理者大力推动、全体员工参与的文化氛围,鼓励每位员工积极参与采购目标的制订和实施,实现“上下互动”的决策过程。只有全员积极参与企业统一的采购目标,协调有序地参与活动、共享信息,才能确保采购工作的顺利开展[5]。

(三)加强供应商的选择和管理

在供应链管理模式下,采购企业与供应商之间是长期的合作伙伴关系,以往传统的供应商管理模式已不再适用,新形势下要加强对供应商科学选择和管理。对供应商进行选择时不能只凭借采购人员的人为经验来判断,而要制订科学规范的供应商认证程序,并设置系统的供应商选择评价指标体系,采购重要物资时尽可能派专门的采购小组前往供应商内部进行生产环境、产品质量、企业信誉等方面的实地考察,建立物料管理档案,并定期组织考核评估。新形势下选择供应商时,除考虑物资的价格因素外,还必须考虑到产品质量、交货及时性、供应商的能力与本企业的互补性等各方面,这都是选择和评价供应商的重要指标。采购部门要结合企业制订的定位发展战略,挖掘优质的潜在供应商,为长期战略发展打下基础。在供应链环境下,企业除了挖掘新的供应商外,还要进一步培养和维护与已有供应商的合作伙伴关系。企业与供应商实施战略合作,建立长期稳固的伙伴关系,不仅是采购管理的必然趋势,也是降低成本的重要途径。企业要定期对现有的供应商进行定性、定量的考核评估,运用科学化、多层次的评价标准进行供应商绩效考核,激励优秀的供应商,淘汰不合格的供应商,采用标准化、规范化的程序进行管理。

(四)加快企业采购的信息化建设

在企业经营活动中往往涉及到四流:物流、资金流、商流和信息流,随着科技的发展,各行业领域的信息交流越来越频繁,但信息流在目前的生产、生活中却依旧相当薄弱。企业要加快信息化建设,使信息在企业内部跨部门甚至跨企业的传递、共享能力不断提升。企业的采购部门可以通过互联网方便快捷地搜寻合适的供应商及相关采购信息,还可以运用数据库和各种软件工具有效地进行数据分析和处理。目前,许多大型企业使用ERP(企业资源计划)系统进行采购管理,而中小型企业可以科学借鉴ERP的管理,建立以互联网为基础的电商平台,并将采购、质量、及供应链管理纳入信息化管理系统中[4]。这样企业内部各部门间可以实时进行信息传递,也可以与供应链上下游的其他企业实现信息共享,从而达成除了信息流以外其他三流的集成和共享,提高采购效率,降低供应链整体成本,提高供应链的综合竞争力。

(五)运用新型的采购管理方式

在以供应链管理为大背景的经济发展下,摈弃原有的传统采购模式,向新型采购管理方式转变将是大势所趋。

1.现代JIT采购。在供应链模式下,供应商可以有效参与采购企业的内部作业,在采购提前期或紧急采购时,及时订立条款,控制产品质量,提高了企业运作的灵活性。在现代JIT采购模式下,通过客户需求的订单驱动采购活动,有效地进行库存控制,大大提高了库存周转率,使得企业在供应链上不断优化整合资源,从而降低采购成本。

2.采购业务外包。目前一些企业对采购业务重视不够,或者企业规模较小,管理人员精力有限,采购流程运作效率低下,导致了一系列不必要的支出。随着经济全球化的发展,企业要在更加广阔的地域范围内寻找合适的合作伙伴,才能有效促进全世界范围内的资源进行优化配置。企业把采购业务外包给专业公司,就能把更多精力放在核心能力上,提升企业竞争力,而专业的采购公司采用的是专业化的操作,无论硬件设施、操作流程还是整体服务上都更具优势,也能更好地掌握物资的采购信息,有助于企业降低采购成本和风险,改善采购质量,提高利润率。

3.精益化库存管理。在传统的采购中,考虑到市场需求的不确定性,防止因缺货而造成的损失,库存是必须存在的,而采购活动就是为了补充库存,但是库存的积压也大大降低了资金利用率,影响到企业利益。实施精益化采购,把物料的采购需求与产品的信息联系起来(物料清单,BOM),利用计算机系统制订相关采购计划,使库存在不影响下阶段作业的前提下尽可能达到最小值,有效控制成本。采购方与供应商双方建立“无缝”的合作关系,供应商可以根据采购方的实时需求主动安排物资,提高双方的流通效率,也能依据具体情况及时调整自身的生产和运送计划,实现供需双赢。

五、结论

在供应链管理下,企业现阶段已有的采购管理模式已不再适用,转变管理势在必行。本文分析了供应链管理下采购模式发展的特点,以及转变过程中遇到的种种问题,最后针对目前我国企业在供应链环境下的采购管理现状提出几点建议,提高企业的采购效率,保证了供应链的顺利构建和良性发展。

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